Come gestire la contabilità di un’associazione
Gestire la contabilità di un’associazione richiede attenzione, precisione e una buona conoscenza delle normative vigenti. La contabilità ben organizzata garantisce una sana gestione dell’associazione e permette di avere una visione chiara delle entrate e delle spese, facilitando la pianificazione e la realizzazione di progetti futuri.
Tipologie di Associazioni e Regimi Contabili
Le associazioni possono essere di diversi tipi: culturali, sportive dilettantistiche, di promozione sociale, di volontariato, ecc. Indipendentemente dal tipo, la gestione contabile segue linee guida simili, con alcune specificità per le diverse categorie.
1. Associazioni che non svolgono attività commerciali: Queste associazioni devono tenere un libro giornale, dove annotare tutte le entrate e le spese in ordine cronologico, e un registro inventario, dove descrivere i beni mobili e immobili acquistati dall’associazione. È consigliabile conservare anche tutte le copie dei contratti e i documenti di spesa come le fatture pagate ai fornitori.
2. Associazioni che svolgono attività commerciali: Se l’associazione svolge attività commerciale, è obbligatorio tenere una contabilità separata per distinguere i ricavi istituzionali da quelli commerciali. Questo implica anche l’obbligo di aprire una partita IVA e tenere registri specifici come il registro IVA e quello dei beni ammortizzabili. Le associazioni devono inoltre redigere un bilancio annuale che deve essere approvato dall’assemblea entro quattro mesi dalla chiusura dell’esercizio precedente.
Responsabilità della Tenuta della Contabilità
La responsabilità della corretta gestione contabile spetta al consiglio direttivo dell’associazione. Il consiglio deve garantire che tutte le scritture e i documenti contabili siano in ordine e disponibili per la consultazione degli associati. Inoltre, deve assicurarsi di rispettare tutte le normative fiscali e contabili vigenti.
Documenti Obbligatori
Gli adempimenti contabili variano a seconda che l’associazione svolga o meno attività commerciale. Tuttavia, ci sono alcuni documenti che devono essere sempre in ordine:
- Libro giornale: Dove annotare tutte le operazioni finanziarie.
- Registro inventario: Dove descrivere i beni dell’associazione.
- Bilancio annuale: Un documento che riassume tutte le entrate e le spese dell’anno.
Le associazioni che svolgono attività commerciale devono inoltre tenere registri separati per le attività commerciali e possono avere obblighi aggiuntivi come la tenuta dei registri IVA.
Bilancio Annuale
Il bilancio annuale è un documento fondamentale per qualsiasi associazione. Deve essere redatto in modo accurato e approvato dall’assemblea entro quattro mesi dalla chiusura dell’esercizio. Questo documento riassume tutte le entrate e le spese dell’anno, offrendo una visione chiara della situazione finanziaria dell’associazione e permettendo di pianificare il futuro in modo consapevole.
Associazioni Sportive Dilettantistiche
Le associazioni sportive dilettantistiche (ASD) hanno alcune specificità contabili. Devono essere iscritte al Registro Telematico del CONI e affiliarsi a una delle Federazioni Sportive Nazionali o Enti di Promozione Sportiva. Le ASD godono di agevolazioni fiscali, ma devono comunque adottare una contabilità separata per le attività commerciali e istituzionali. Anche per le ASD è obbligatorio redigere il bilancio annuale e convocare l’assemblea per la sua approvazione.
Software di Gestione Contabile
Per facilitare la gestione contabile, molte associazioni utilizzano software specifici che permettono di tenere in ordine tutti i documenti e di automatizzare molti processi contabili. Tra i più utilizzati ci sono Asso360 e TeamSystem, che offrono funzionalità specifiche per la gestione delle associazioni, come la tenuta dei registri contabili, la gestione delle fatture e la redazione del bilancio annuale.
Conclusione
La gestione della contabilità di un’associazione richiede precisione e attenzione ai dettagli, ma seguendo le giuste procedure è possibile mantenere tutto in ordine e garantire una gestione finanziaria sana e trasparente. La redazione del bilancio annuale, la tenuta dei registri contabili e il rispetto delle normative fiscali sono passaggi fondamentali per qualsiasi tipo di associazione. Utilizzare strumenti e software adeguati può rendere questo compito più semplice e meno oneroso.
Fonti:
